USC – sygnatura sprawy adopcyjnej

Sygnatura sprawy adopcyjnej (własnej lub rodzeństwa) jest niezbędna do uzyskania dostępu do akt sprawy we właściwym sądzie. Jest to wymóg techniczny/organizacyjny, który wynika z organizacji pracy sądów. Sądy w swojej pracy posługują się bowiem przede wszystkim właśnie sygnaturami spraw - cyfrowo-literowym oznaczeniem. Jakikolwiek wniosek np. o wgląd do akt dowolnej sprawy wymaga poznania sygnatury. W przypadku spraw adopcyjnych jest to o tyle istotne, że bez znajomości sygnatury właściwie nie ma prostego sposobu na znalezienie dokumentacji. Wynika to z faktu, że sekretariaty sądowe posługują się skorowidzami, a te zawierają sygnatury i nazwiska. Dla spraw adopcyjnych rodzeństwa nie są to nazwiska adoptowanych, lecz wnioskodawców, czyli rodziców adopcyjnych a to nazwisko jest zwykle nieznane. Pytając o sygnaturę zawsze należy jednocześnie pytać o właściwość (nazwę i miejscowość) sądu, ponieważ sygnatury nie zawierają tej informacji.

Niewiele osób wie, że jednym z miejsc, gdzie można uzyskać sygnaturę akt sprawy adopcyjnej jest Urząd Stanu Cywilnego. Co ważne - nie tylko swojej sprawy, ale również rodzeństwa!

Potrzebny jest ten urząd, w którym ten akt (dokument) fizycznie jest, czyli ten, który sporządził pierwotny akt urodzenia po urodzeniu. I raczej trzeba się będzie tam stawić osobiście. Należy zabrać ze sobą dowód osobisty i odpis zupełny własnego aktu urodzenia, aby udowodnić pokrewieństwo. W dużych miastach utworzono archiwa, do których trafiły akty z dzielnic. W mniejszych miastach archiwum będzie raczej w tym samym miejscu co USC.

W celu uzyskania sygnatury sprawy w USC należy:

  1. Wziąć swój dowód osobisty oraz odpis zupełny swojego aktu urodzenia - trzeba udowodnić, że jest się biologicznym rodzeństwem.
  2. Przygotowała kartkę z wyraźnie napisanymi (najlepiej wydrukować) danymi poszukiwanego brata lub siostry - imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, imiona rodziców, nazwisko rodowe mamy.
  3. Pójść do USC i zwrócić się do zastępcy kierownika/naczelnika USC. Lepiej zastępcy, bo lepiej nie zawracać głowy najważniejszemu, czyli kierownikowi/naczelnikowi. Nie ma jednak sensu rozmawiać o tej sprawie z urzędniczką "z okienka", ta tego nie zrobi. Najlepiej wybrać kobietę, jeśli to będzie możliwe.
  4. Następnie przedstawić swój dowód osobisty, odpis zupełny swojego aktu urodzenia i kartkę z danymi poszukiwanymi brata/siostry. I poprosić o wydanie SYGNATURY jego/jej sprawy adopcyjnej. Przy okazji także nazwy sądu, lepiej i o to zapytać, czyli dwie rzeczy - sąd i sygnatura, bo sama sygnatura nie zawiera informacji o miejscowości sądu.

UWAGA!!! Nie należy niczego żądać, tylko prosić. Trzeba się uzbroić w cierpliwość, spokojnie tłumaczyć i rozmawiać - pokornie prosić, a nie żądać.

Możliwe są dwie reakcje. Pierwsza to kierowniczka pójdzie, znajdzie i wyda. To wersja bardzo optymistyczna, ale jak najbardziej możliwa.

Druga wersja jest gorsza. W tym przypadku kierowniczka odpowie, że nie może sygnatury wydać. W takiej sytuacji należy zadać dziecinne pytanie "a dlaczego?". Otóż nie ma powodu, aby tego nie wydać. W dalszej odpowiedzi padnie zapewne stwierdzenie, że "zabrania tego ustawa o ochronie danych osobowych". Otóż nie zabrania! Nie można na podstawie tej sygnatury określić nowej tożsamości brata lub siostry, bez wykorzystania nadmiernych kosztów, czasu lub działań. A to wyklucza sygnaturę z danych osobowych!

Art. 6, p. 3. Ustawy o ochronie danych osobowych: Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.

Nawet kierownik/naczelnik USC, chociaż ma w urzędzie i stary i nowy akt, na podstawie sygnatury nie znajdzie nowego aktu i tym samym nie ustali nowej tożsamości osoby - stary akt nie zawiera odniesienia do nowego. Zatem ten zarzut jest absurdalny i tym samym podstawa odmowy nie ma sensu.

Co ważniejsze istnieje i obowiązuje (pomimo zmian) Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z 2003 r., wg którego dane z wokandy (w tym sygnatura sprawy) są jawne - wokanda to w uproszczenia kartka z danymi sprawy, jaką się wiesza na drzwiach sali rozpraw. Gwarantuje to też Konstytucja RP, zapewniając jawność postępowania sądowego. Co jeszcze istotne, odmowa wydania tej sygnatury w praktyce uniemożliwia szukającemu rodzeństwa zwrócenie się do sądu o wgląd do akt sprawy rodzeństwa, co
narusza konstytucyjne prawa szukającego - bez sygnatury nie można znaleźć akt sprawy, co opisano wcześniej. To, czy sąd się zgodzi czy nie zgodzi nie ma żadnego znaczenia, bo każdy ma prawo pisać.

Zatem należy się tych trzech kwestii nauczyć:

  1. nie da się na podstawie sygnatury zidentyfikować osoby,
  2. sygnatura jest jawna (wisiała na drzwiach sali rozpraw i każdy ją widział)
  3. odmowa narusza prawa, bo uniemożliwia zwrócenie się do sądu.

W przypadku zdecydowanej odmowy można spróbować zwrócić się na piśmie o udostępnienie sygnatury, wykorzystując np. poniższy druczek, dostępny również do pobrania w pliku pdf.